Nieuwe regels voor telewerkende grensarbeiders met ingang van 1 juli 2023

Door de coronapandemie is hybride werken in een stroomversnelling geraakt. Steeds meer mensen werken vaker thuis. Deze verandering in onze werkcultuur heeft geleid tot politieke en juridische ontwikkelingen. Zo is het Wetsvoorstel Wet Werken waar je wil aangenomen door de Tweede Kamer en nu behandeling bij de Eerste Kamer (lees hierover meer in de blog van mijn kantoorgenoot Martyn Top). Ook heeft Minister van Gennip op 6 juni jl. de Tweede Kamer per brief geïnformeerd over de nieuwe ontwikkelingen voor thuiswerkende grensarbeiders. Bij arbeidsrelaties die een grensoverschrijdend aspect hebben kunnen namelijk knelpunten optreden bij het hybride werken. Wanneer mensen in een andere EU-lidstaat gaan telewerken dan de lidstaat waar hun werkgever is gevestigd, kan dit onder meer leiden tot een wijziging van de toepasselijke socialezekerheids- en/of belastingwetgeving. Om de sociale zekerheidsknelpunten op te vangen heeft de Europese Commissie bekendgemaakt dat per 1 juli 2023 een nieuwe kaderovereenkomst van toepassing is. In deze blog zet ik de gevolgen van deze kaderovereenkomst voor werkgevers in de EU uiteen.

Huidige regeling sociale zekerheid

In principe is een werknemer onderworpen is aan het sociale zekerheidsstelsel van de staat waar hij werkt. Op deze hoofdregel bestaat een aantal uitzonderingen. Een ervan is de situatie waarin een werknemer gelijktijdig in twee of meer EU-lidstaten werkzaam is. In deze situatie geldt dat de werknemer sociaal verzekerd is in zijn woonstaat als de werknemer 25% (of meer) van zijn arbeidstijd in de woonstaat werkt.  

Gedurende de coronapandemie werd deze regel tijdelijk niet toegepast omdat veel werknemers door reisbeperkingen gedwongen werden om meer of volledig vanuit huis te werken.

Kaderovereenkomst

Vanaf 1 juli 2023 komen de tijdelijke coronamaatregelen te vervallen waardoor de reguliere regels weer van toepassing zijn (sociaal verzekerd in het werkland bij minder dan 25% werken in het woonland). Aangezien dit ongewenste gevolgen kan hebben, heeft de Europese Commissie bekendgemaakt dat per 1 juli 2023 een nieuwe kaderovereenkomst speciaal voor grensoverschrijdend telewerken (waaronder thuiswerken) van toepassing is.

De kaderovereenkomst treedt met ingang van 1 juli 2023 in werking tussen de ondertekenende lidstaten. Op het moment van schrijven van deze blog hebben (naast Nederland) Duitsland, België, Zwitserland, Tsjechië, Luxemburg, Slowakije, Oostenrijk, Finland, Noorwegen en Liechtenstein de kaderovereenkomst ondertekend. Andere landen hebben kenbaar gemaakt de kaderovereenkomst te zullen ondertekenen. Dit zijn: Ierland, Litouwen, Estland, Malta, Portugal en Polen.

Werknemers die structureel telewerken kunnen dit op basis van de kaderovereenkomst doen tot 50% van de totale arbeidstijd in hun woonstaat (of woonstaten, indien de werknemer vanuit meerdere landen werkzaam is), zonder dat dit leidt tot een wijziging van de toepasselijke socialezekerheidswetgeving. Andersom moet er ten minste 50% van de totale arbeidstijd fysiek gewerkt worden in de lidstaat waar de werkgever gevestigd is. Van telewerken is sprake wanneer een werknemer op afstand werkt en hij via een IT-connectie verbonden blijft met de werkomgeving van de werkgever.

Werknemers of werkgevers die een beroep willen doen op deze kaderovereenkomst kunnen gezamenlijk een aanvraag indienen bij de sociale zekerheidsautoriteit van het land waar de werkgever is gevestigd (voor Nederland de SVB). De sociale zekerheidsautoriteit zal deze aanvraag beoordelen en bij akkoord een A1-verklaring afgeven.

Op grond van de kaderovereenkomst is het mogelijk om in het eerste jaar na inwerkingtreding (dus tot 1 juli 2024) een aanvraag in te dienen voor een A1 verklaring die geldt met terugwerkende kracht tot 1 juli 2023. Na 1 juli 2024 geldt een maximale terugwerkende kracht van drie maanden, eveneens onder de voorwaarde dat in die periode uitsluitend premies zijn afgedragen in de lidstaat van de werkgever.

Als werknemer of werkgever geen aanvraag indienen, dan gelden bij telewerken vanaf 1 juli 2023 de reguliere regel: sociaal verzekerd in het werkland bij minder dan 25% werken in het woonland.

Uitvoering kaderovereenkomst

De verwachting is dat werknemers of hun werkgevers in de grensstreek in groten getale een aanvraag zullen indienen bij de SVB. De uitvoering van de kaderovereenkomst stelt de SVB voor een enorme opgave. Omdat er minder dan een jaar voorbereidingstijd is, is de kaderovereenkomst volgens de SVB onuitvoerbaar. Het uitstellen van ondertekening van de kaderovereenkomst is echter zeer onwenselijk. De minister heeft daarom aan de SVB gevraagd om de kaderovereenkomst toch uit te voeren, maar dan in de vorm van een noodscenario.

Het noodscenario houdt in dat werknemers/werkgevers vanaf 1 juli 2023 via een digitaal portaal een aanvraagformulier kunnen downloaden. De SVB zal dan toetsen of de aanvragers op het formulier hebben aangegeven aan alle voorwaarden van de kaderovereenkomst te voldoen. Aanvragen die nader onderzoek vereisen worden op een later tijdstip in behandeling genomen.

De SVB verwacht vanaf 1 januari 2024 een voorzichtig begin te kunnen maken met het beoordelen van aanvragen op een meer reguliere wijze. De SVB streeft ernaar dat vanaf 1 juli 2024 de uitvoering volledig zal zijn ingericht.

Conclusie

Doordat met ingang van 1 juli 2023 de regels met betrekking tot thuiswerken in onze buurlanden wijzigen, zijn in principe de reguliere regels weer van toepassing (sociaal verzekerd in het werkland bij minder dan 25% werken in het woonland). Wij adviseren u dan ook om zo snel mogelijk te inventariseren welke werknemers binnen uw organisatie (voor meer dan 25%) werken en wonen in het buitenland. Mogelijk kan voor deze werknemers een A1 verklaring worden aangevraagd. Let wel: het werken in het buitenland kan ook andere gevolgen hebben: denk aan mogelijke gevolgen voor belastingen, toepasselijk recht en de vraag welke rechter bevoegd is om een geschil te beslechten. De in deze blog besproken kaderovereenkomst ziet enkel op de sociale zekerheidsrechtelijke aspecten van het telewerken in een ander EU-land.

De kaderovereenkomst kan aanleiding zijn om een thuiswerkbeleid binnen uw organisatie op te zetten of aan te passen. Wij denken hierin graag met u mee.