Thuiswerken; de belangrijkste aandachtspunten op een rij
Het afgelopen jaar is thuiswerken eerder regel dan uitzondering. De meeste organisaties zijn inmiddels dan ook redelijk gewend aan de thuiswerker. Maar welke regels zijn er eigenlijk aan dit nieuwe werken verbonden? Bestaat er bijvoorbeeld een recht op thuiswerken en zijn er bepaalde arboverplichtingen waarmee rekening moet worden gehouden? En hoe zorgt u ervoor dat veilig thuis wordt gewerkt? Ik zet een aantal aandachtspunten voor u op een rij.
Een recht om thuis te werken?
Er bestaat geen wettelijk recht op thuiswerken. Wel is in de Wet flexibel werken bepaald dat een werknemer om aanpassing van de arbeidsplaats kan verzoeken en dus kan vragen om thuis te mogen werken. Een dergelijk verzoek kan vrij eenvoudig door de werkgever van de hand worden gewezen. Weliswaar zijn er tijdens de pandemie een aantal uitspraken gewezen waarin is geoordeeld dat de werkgever de werknemer wel moest toestaan thuis te werken maar de kans is vrij groot dat werknemers na afloop van de pandemie weer afhankelijk zijn van de welwillendheid van de werkgever.
Het initiatiefwetsvoorstel ‘werken waar je wilt’ beoogt hier verandering in te brengen. Op grond van dat voorstel wordt het voor (bepaalde) werkgevers lastiger om een verzoek tot thuiswerken af te wijzen. Een dergelijk verzoek kan dan namelijk alleen nog worden afgewezen indien sprake is van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Die belangen zijn niet snel aan de orde. U moet dan bijvoorbeeld denken aan de situatie waarin de bedrijfsvoering praktisch stil komt te liggen als de werknemer thuis zou gaan werken.
Of dit wetsvoorstel daadwerkelijk wet wordt, is nog de vraag. Het is inmiddels bij de Tweede Kamer ingediend en ligt nu voor advies bij de Raad van State.
Arboregels
In ieder geval geldt dat een thuiswerkplek dient te voldoen aan (een deel van) de arbonormen. Zo dient een werkgever bijvoorbeeld te zorgen voor een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek en een beleid op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting (onder meer werkdruk). Ook dient een werkgever de werknemer instructies te geven over een juiste werkhouding (denk aan een juiste bureauhoogte en goede instelling van een bureaustoel) en de verlichting van de werkplek. Om er zeker van te zijn dat de werkplek van werknemers voldoet aan de arboregels kan worden overwogen om een externe deskundige in te schakelen die de werkplek van de thuiswerker controleert.
Veilig thuiswerken
Als een werknemer thuis werkt, is het daarnaast van belang dat dat veilig gebeurt. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft een aantal tips gegeven voor veilig thuiswerken tijdens de coronacrisis:
- Werk indien mogelijk in een beveiligde thuiswerkomgeving en wees voorzichtig met het gebruik van gratis cloud-, opslag- of e-maildiensten.
- Bescherm gevoelige documenten. Zorg ervoor dat gevoelige documenten op de server van de organisatie komen te staan als deze nu alleen op een USB-stick of op papier staan. Maak ook gebruik van versleutelde USB-sticks.
- Wees voorzichtig met het gebruik van (video)chatdiensten. Maak voor gesprekken waarin gevoelige gegevens worden besproken bij voorkeur gebruik van de beschikbare veilige communicatiemiddelen, zoals de telefoon of beveiligde versies van (video)chatdiensten. Ga bewust om met consumentenapps (zoals FaceTime, Skype of Signal) en gebruik deze tijdens de coronacrisis bij hoge uitzondering. Bespreek daarbij dan zo min mogelijk gevoelige gegevens.
- Let op phishingmails. Klik niet op links in e-mailberichten die niet worden verwacht of die van een onbekende afzender zijn. Open daarbij ook geen bijlagen en vul geen gegevens in.
Thuiswerkovereenkomst
Uit het voorgaande blijkt dat aan het thuiswerken wel wat haken en ogen zitten. Om die reden is het aan te raden een thuiswerkovereenkomst met de werknemer aan te gaan waarin de gemaakte afspraken worden vastgelegd. Het is verstandig om daarnaast ook een meer algemene regeling op te stellen als het thuiswerken voor meerdere werknemers wordt opengesteld. Daarin kan dan uiteen worden gezet hoe een verzoek om thuiswerken wordt beoordeeld, bijvoorbeeld in welke functies en onder welke omstandigheden thuiswerken mogelijk is, dat thuiswerken alleen mag na ondertekening van de thuiswerkovereenkomst etc. Daarnaast zullen ook regels moeten worden opgenomen omtrent eventuele controle van thuiswerkers en de bescherming van persoonsgegevens (bijvoorbeeld over de beveiliging van de kamer waarin wordt gewerkt). Deze thuiswerkregeling zal ter instemming aan de Ondernemingsraad moeten worden voorgelegd.