Privacy bij sollicitaties



In een sollicitatieprocedure worden veel persoonsgegevens van sollicitanten verwerkt. De sollicitant verstrekt zelf informatie in zijn sollicitatiebrief of -video en cv, maar er worden vaak veel meer gegevens verwerkt. Denk daarbij aan aantekeningen die worden gemaakt tijdens of na een sollicitatiegesprek of aan screening van sollicitanten.

Ook wordt vaak via google en social media informatie over een sollicitant verkregen. Omdat dergelijke onderzoeken zeer ingrijpend kunnen zijn voor de privacy van de sollicitant, gelden strenge voorwaarden. Mijn collega Véza Vos schreef al eerder een blog over de voorwaarden die gelden voor het googelen van sollicitanten (link).

In deze blog sta ik stil bij twee andere privacy aspecten in de sollicitatieprocedure: solliciteren per video en bewaartermijnen.

Videosolliciteren

Steeds meer werkgevers vragen een sollicitant per video te solliciteren in plaats van per brief. Er zijn apps ontwikkeld die kunnen worden gebruikt, maar soms gebeurt zo’n sollicitatie ook via Skype. Door de beelden krijgen werkgevers vaak al een goede indruk van de sollicitant, misschien eerder dan via een sollicitatiebrief. Een werkgever moet hier wel mee uitkijken. Bij videosolliciteren kunnen zogeheten bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, zoals informatie over ras, gezondheid en godsdienst. Als een sollicitant vanwege zijn geloof bepaalde kleding draagt, kan uit de beelden op de video worden afgeleid welk geloof hij heeft. Op de beelden kan ook te zien zijn of een sollicitant een zichtbare handicap heeft. Dergelijke bijzondere persoonsgegevens mogen tijdens de sollicitatie alleen worden verwerkt als de sollicitant daarvoor toestemming heeft verleend. Om te voorkomen dat een werknemer zich gedwongen voelt om toestemming te verlenen, moet hem de mogelijkheid worden geboden om ook op een andere manier te solliciteren, bijvoorbeeld per brief, en moet duidelijk worden gemaakt dat de keuze voor de ene of de andere optie geen negatieve gevolgen voor de sollicitant heeft. Werkgevers kunnen dus wel aan een sollicitant vragen om via video te solliciteren, maar zij mogen dat niet eisen.

Bewaartermijn

Sollicitatiegegevens (sollicitatiebrieven, cv’s, aantekeningen etc.) mogen maar kort worden bewaard. Als een sollicitant niet is aangenomen moeten de sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure worden verwijderd. Alleen als een sollicitant daarvoor toestemming geeft mogen de gegevens langer worden bewaard. Dat kan bijvoorbeeld aan de orde zijn als er op een later tijdstip mogelijk nog een vacature komt. Maar ook in dat geval mogen de gegevens niet eindeloos worden bewaard. Als uitgangspunt geldt dat de gegevens dan na een jaar worden verwijderd.

Werkgevers doen er verstandig aan een beleid te ontwikkelen, als zij dat nog niet hebben, waarin wordt uitgewerkt hoe omgegaan wordt met sollicitanten en de verkregen gegevens. Daarbij moet niet worden vergeten het beleid aan de Ondernemingsraad voor te leggen. Op grond van artikel 27 lid 1 sub e van de Wet op de ondernemingsraden heeft de ondernemer immers de instemming van de Ondernemingsraad nodig om een aanstellingsbeleid te kunnen vaststellen, wijzigen of intrekken.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Hester Tonino (tel. 023 5530 228; tonino@potjonker.nl) of een van de andere advocaten van de sectie Arbeidsrecht of het team Privacy van Pot Jonker advocaten.




Actueel / blog

Pot Jonker In-house dag beoordeeld met een 8,5!

Afgelopen donderdag 13 februari hebben we een ambitieuze groep rechtenstudenten verwelkomt op ons kantoor. Na een lunch startte ons inhoudelijke programma waarin kennismaken met onze advocaten, zaken en kantoor centraal stond. Ervaring studenten De aanwezigen studenten hebben onze in-house dag gemiddeld beoordeeld met een 8,5! En geven aan door deze dag een beter beeld te  ❯

Pot Jonker Advocaten
Pot Jonker Advocaten
18 februari 2020

Welkom – Tim van Opzeeland gestart als juridisch medewerker

Tim van Opzeeland is recentelijk gestart bij  Pot Jonker Advocaten als juridisch medewerker op de sectie arbeidsrecht. Gedurende zijn studie heeft hij door zijn stages bij diverse kantoren, ook bij Pot Jonker, en werk voor de Rechtswinkel Bijlmermeer uiteenlopende juridische ervaring opgedaan. Stage was de opstap naar meer Ik vind het gaaf dat mijn stage  ❯

Pot Jonker Advocaten
Pot Jonker Advocaten
30 januari 2020

Commissie Borstlap: ontslag moet eenvoudiger en flexwerk moet worden teruggedrongen

Vandaag presenteerde de commissie Borstlap het langverwachte rapport over (de toekomstbestendigheid van) de arbeidsmarkt. Een kleine greep uit het rapport: werkgevers moeten personeel eenvoudiger kunnen ontslaan, flexibele arbeidscontracten moeten zo veel mogelijk worden teruggedrongen en belastingvoordelen voor zelfstandigen moeten verdwijnen. Met het rapport wil de commissie het kabinet munitie geven voor verdere stappen. Wat die  ❯


Wanneer is een mantelzorgwoning een mantelzorgwoning?

Toen mantelzorg steeds meer als officiële zorgvorm werd gezien en er ook bijvoorbeeld via de Wmo formeel een beroep op werd gedaan, besloot de wetgever dat het tijd was om het bouwen of gebruiken van een mantelzorgwoning aan zo min mogelijk regels onderhevig te maken. In bijlage II bij het Bor werd een aantal definities  ❯


Voorlopige voorzieningen, hoe zit het ook weer?

Bij besluit van 27 december 2017 heeft het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam aan Stichting Nederlands Auschwitz Comité, omgevingsvergunning verleend voor het oprichten van een monument op een groenstrook tussen de Weesperstraat en de Hoftuin tegenover het gebouw Weesperstraat 3 tot en met 59 in Amsterdam. Het monument wordt opgericht ter nagedachtenis aan  ❯


Wilt u een hoge WW-premie voorkomen? Kom dan nu in actie!

Om in aanmerking te komen voor de lage WW-premie dient sprake te zijn van een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Mijn collega Shira Vrij liet u eerder in haar blog al weten dat een door de werkgever getekend briefje waarmee een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd is voortgezet niet voldoende is en dat het ministerie  ❯


Brief Koolmees over slapende dienstverbanden neemt veel onzekerheid weg

De recente uitspraak van de Hoge Raad over de slapende dienstverbanden heeft op bepaalde vragen antwoord gegeven, maar heeft ook voor nieuwe onzekerheden gezorgd. Dit is Den Haag niet ontgaan en met een brief van 13 december jl. verschaft minister Koolmees duidelijkheid (zie onderaan de tekst een link naar deze brief). Ik som de belangrijkste  ❯


De slag bij Den Hoorn, lessen uit een supermarktoorlog voor het exploitatieplan

Een supermarktoorlog in Den Hoorn, een gehucht nabij Schipluiden, heeft geleid tot een uitspraak van de Afdeling van 20 november 2019, ECLI:NL:RVS:2019:3927, die belangrijke gezichtspunten biedt voor het werken met een exploitatieplan. De gemeenteraad van Midden-Delfland had een bestemmingsplan vastgesteld voor een gebied, waarin aan de ene zijde een nieuw winkelcentrum was voorzien, en aan  ❯


Annotatie van Rocco Mulder bij de uitspraak van 4 oktober 2019 van de Hoge Raad, JOR 2019/269

Aansprakelijkheid stille bewindvoerder in pre-pack De Hoge Raad heeft op 4 oktober 2019 voor de eerste keer een uitspraak gewezen over de maatstaf van de persoonlijke aansprakelijkheid van de stille bewindvoerder bij een pre-pack voor het Ruwaard van Putten ziekenhuis. In de meest recente uitgave van de JOR (Jurisprudentie Onderneming & Recht) licht Rocco Mulder, advocaat en  ❯


Ambitieuze rechtenstudenten opgelet! Onze in-house dag is 13 februari 2020.

Je studeert rechten en wilt waarschijnlijk de advocatuur in. Maar welk advocatenkantoor past écht bij jou? Omdat wij begrijpen dat de keuze voor een specifiek kantoor lastig kan zijn, nodigen wij ambitieuze en ondernemende rechtenstudenten (laatste jaar BA of MA) uit om op 13 februari 2020 ons kantoor te leren kennen! Over Pot Jonker Pot  ❯

Pot Jonker Advocaten
Pot Jonker Advocaten
10 december 2019