Privacy bij sollicitaties



In een sollicitatieprocedure worden veel persoonsgegevens van sollicitanten verwerkt. De sollicitant verstrekt zelf informatie in zijn sollicitatiebrief of -video en cv, maar er worden vaak veel meer gegevens verwerkt. Denk daarbij aan aantekeningen die worden gemaakt tijdens of na een sollicitatiegesprek of aan screening van sollicitanten.

Ook wordt vaak via google en social media informatie over een sollicitant verkregen. Omdat dergelijke onderzoeken zeer ingrijpend kunnen zijn voor de privacy van de sollicitant, gelden strenge voorwaarden. Mijn collega Véza Vos schreef al eerder een blog over de voorwaarden die gelden voor het googelen van sollicitanten (link).

In deze blog sta ik stil bij twee andere privacy aspecten in de sollicitatieprocedure: solliciteren per video en bewaartermijnen.

Videosolliciteren

Steeds meer werkgevers vragen een sollicitant per video te solliciteren in plaats van per brief. Er zijn apps ontwikkeld die kunnen worden gebruikt, maar soms gebeurt zo’n sollicitatie ook via Skype. Door de beelden krijgen werkgevers vaak al een goede indruk van de sollicitant, misschien eerder dan via een sollicitatiebrief. Een werkgever moet hier wel mee uitkijken. Bij videosolliciteren kunnen zogeheten bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, zoals informatie over ras, gezondheid en godsdienst. Als een sollicitant vanwege zijn geloof bepaalde kleding draagt, kan uit de beelden op de video worden afgeleid welk geloof hij heeft. Op de beelden kan ook te zien zijn of een sollicitant een zichtbare handicap heeft. Dergelijke bijzondere persoonsgegevens mogen tijdens de sollicitatie alleen worden verwerkt als de sollicitant daarvoor toestemming heeft verleend. Om te voorkomen dat een werknemer zich gedwongen voelt om toestemming te verlenen, moet hem de mogelijkheid worden geboden om ook op een andere manier te solliciteren, bijvoorbeeld per brief, en moet duidelijk worden gemaakt dat de keuze voor de ene of de andere optie geen negatieve gevolgen voor de sollicitant heeft. Werkgevers kunnen dus wel aan een sollicitant vragen om via video te solliciteren, maar zij mogen dat niet eisen.

Bewaartermijn

Sollicitatiegegevens (sollicitatiebrieven, cv’s, aantekeningen etc.) mogen maar kort worden bewaard. Als een sollicitant niet is aangenomen moeten de sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure worden verwijderd. Alleen als een sollicitant daarvoor toestemming geeft mogen de gegevens langer worden bewaard. Dat kan bijvoorbeeld aan de orde zijn als er op een later tijdstip mogelijk nog een vacature komt. Maar ook in dat geval mogen de gegevens niet eindeloos worden bewaard. Als uitgangspunt geldt dat de gegevens dan na een jaar worden verwijderd.

Werkgevers doen er verstandig aan een beleid te ontwikkelen, als zij dat nog niet hebben, waarin wordt uitgewerkt hoe omgegaan wordt met sollicitanten en de verkregen gegevens. Daarbij moet niet worden vergeten het beleid aan de Ondernemingsraad voor te leggen. Op grond van artikel 27 lid 1 sub e van de Wet op de ondernemingsraden heeft de ondernemer immers de instemming van de Ondernemingsraad nodig om een aanstellingsbeleid te kunnen vaststellen, wijzigen of intrekken.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Hester Tonino (tel. 023 5530 228; tonino@potjonker.nl) of een van de andere advocaten van de sectie Arbeidsrecht of het team Privacy van Pot Jonker advocaten.




Actueel / blog

Nieuwe kroniek Bestuursprocesrecht verschenen in het Advocatenblad

Net als in de voorgaande jaren hebben onze advocaten bestuursrecht de kroniek geschreven voor het Advocatenblad. Hierin zijn de uitspraken die in Jurisprudentie Bestuursrecht (JB) en AB Rechtspraak Bestuursrecht (AB) in de periode augustus 2019 tot en met juli 2020 zijn gepubliceerd als uitgangspunt genomen. Opvallendheden in deze kroniekperiode in het bestuursprocesrecht “Het klassieke procesrecht  ❯


Kroniek Adviezen Commissie van Aanbestedingsexperts 2019/2020 gepubliceerd in Tijdschrift voor Bouwrecht

Voor de zesde keer op rij is onze Kroniek met Adviezen van de Commissie van Aanbestedingsexperts verschenen in het novembernummer van het Tijdschrift voor Bouwrecht van het Instituut voor Bouwrecht. In deze kroniek worden de Adviezen besproken die de Commissie van Aanbestedingsexperts heeft gepubliceerd op haar website in de periode van 1 juli 2019 tot  ❯


Pot Jonker Advocaten hoofdsponsor van ABC Architectuurcentrum

Inhoudelijk partnerschap draagt bij aan kennisuitwisseling over vastgoed Vanaf dit najaar is Pot Jonker Advocaten hoofdsponsor van het ABC Architectuurcentrum (voluit: Architectuur- en Bouwhistorisch Centrum) in Haarlem. Met dit hoofdsponsorschap, dat de al bestaande sponsorrol opvolgt, beogen zij de inhoudelijke kennisuitwisseling te vergroten en te verdiepen. Up-to-date juridische vastgoedkennis versterkt rol kennispartner ABC “Wij willen  ❯

Pot Jonker Advocaten
16 november 2020

Online jurisprudentielunch verzorgd door mr. Floris Bakels

Oud-vicepresident van de Hoge Raad en adviseur van Pot Jonker Advocaten Floris Bakels verzorgt vanaf donderdag 8 oktober 2020 maandelijks een online jurisprudentielunch voor advocaten. Tijdens deze jurisprudentielunch zullen hoofdzakelijk arresten van de civiele kamer van de Hoge Raad worden behandeld. Op dit moment verzorgt Floris Bakels maandelijks al jurisprudentielunches voor rechters van de Rechtbank  ❯

Pot Jonker Advocaten
12 november 2020

Marieke Dankbaar toegetreden tot bestuur Netlaw

Pot Jonker advocaat Marieke Dankbaar, is toegetreden tot het bestuur van Netlaw. Als bestuurslid met de portefeuille opleidingen is zij (mede) verantwoordelijk voor een belangrijk aspect van Netlaw: de opleidingen van de NetlawAcademy. Vaste schakel in de Netlaw opleidingen Sander van Essen, directeur van Netlaw: “Marieke is al jaren coördinator van de sectie bestuursrecht van  ❯

Pot Jonker Advocaten
12 november 2020

Curatoren De Keizer Marine Engineering bereiken doorstart met Eekels Technology

TBI’s dochterbedrijf neemt leverancier systeemintegraties superjachten over mét personeel Zaandam, 1 november 2020 – De Keizer Marine Engineering, de wereldwijde leverancier van systeemintegraties voor superjachten, maakt een doorstart. Twee weken na de faillietverklaring hebben de curatoren overeenstemming bereikt met Eekels Technology B.V., een dochteronderneming van TBI Holdings B.V, een technologiebedrijf gespecialiseerd in projecten en onderhoud  ❯

Pot Jonker Advocaten
02 november 2020

De conclusie van Advocaat-Generaal Bobek over 6:13 Awb

Op 2 juli 2020 vond een lichte aardbeving plaats in het Nederlandse bestuursprocesrecht: Op die dag werd namelijk de conclusie van Advocaat-Generaal Bobek, ter zake van een aantal prejudiciele vragen van de rechtbank Limburg, gepubliceerd (C-826/18), waarin kort gezegd de personenfuik van artikel 6:13 Awb in strijd met het Verdrag van Aarhus werd geoordeeld. Als  ❯


Belang, ontvankelijkheid en relativiteit

Een onderzoek naar het belang van degene die beroep instelt tegen een besluit is noodzakelijk om te kijken of hij überhaupt mag procederen. Maar ook als zijn ontvankelijkheid is vastgesteld, blijft zijn belang van belang. Want artikel 8:69a Awb kan ertoe leiden dat hij toch bepaalde argumenten niet met succes naar voren kan brengen, omdat  ❯


Rechtbank Noord-Holland verleent surseance aan Nederlandse tak De Keizer International

Bewindvoerder Rocco Mulder staat familiebedrijf gespecialiseerd in systeemintegraties voor superjachten bij De rechtbank Noord-Holland heeft gisteren surseance van betaling verleend aan de Nederlandse vennootschappen van De Keizer International: De Keizer International B.V. en De Keizer Marine Engineering B.V. De Keizer International is een wereldwijde leverancier van systeemintegraties voor jachten met vestigingen in Nederland, Frankrijk, Spanje  ❯

Pot Jonker Advocaten
14 oktober 2020

Pot Jonker opgenomen in de Top Vastgoedjuristen van PropertyNL

De PropertyNL Top Vastgoedjuristen is weer bekend gemaakt. We zijn trots dat Pot Jonker Advocaten wederom is opgenomen in deze mooie lijst! Jaarlijks onderzoek onder vastgoedjuristen Het jaarlijkse onderzoek van PropertyNL onder vastgoedjuristen komt elk najaar uit en biedt een overzicht van de kantoren binnen het vastgoedrecht. Zoals PropertyNL zelf stelt, “maken in Nederland een  ❯

Pot Jonker Advocaten
06 oktober 2020