Privacy bij sollicitaties



In een sollicitatieprocedure worden veel persoonsgegevens van sollicitanten verwerkt. De sollicitant verstrekt zelf informatie in zijn sollicitatiebrief of -video en cv, maar er worden vaak veel meer gegevens verwerkt. Denk daarbij aan aantekeningen die worden gemaakt tijdens of na een sollicitatiegesprek of aan screening van sollicitanten.

Ook wordt vaak via google en social media informatie over een sollicitant verkregen. Omdat dergelijke onderzoeken zeer ingrijpend kunnen zijn voor de privacy van de sollicitant, gelden strenge voorwaarden. Mijn collega Véza Vos schreef al eerder een blog over de voorwaarden die gelden voor het googelen van sollicitanten (link).

In deze blog sta ik stil bij twee andere privacy aspecten in de sollicitatieprocedure: solliciteren per video en bewaartermijnen.

Videosolliciteren

Steeds meer werkgevers vragen een sollicitant per video te solliciteren in plaats van per brief. Er zijn apps ontwikkeld die kunnen worden gebruikt, maar soms gebeurt zo’n sollicitatie ook via Skype. Door de beelden krijgen werkgevers vaak al een goede indruk van de sollicitant, misschien eerder dan via een sollicitatiebrief. Een werkgever moet hier wel mee uitkijken. Bij videosolliciteren kunnen zogeheten bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, zoals informatie over ras, gezondheid en godsdienst. Als een sollicitant vanwege zijn geloof bepaalde kleding draagt, kan uit de beelden op de video worden afgeleid welk geloof hij heeft. Op de beelden kan ook te zien zijn of een sollicitant een zichtbare handicap heeft. Dergelijke bijzondere persoonsgegevens mogen tijdens de sollicitatie alleen worden verwerkt als de sollicitant daarvoor toestemming heeft verleend. Om te voorkomen dat een werknemer zich gedwongen voelt om toestemming te verlenen, moet hem de mogelijkheid worden geboden om ook op een andere manier te solliciteren, bijvoorbeeld per brief, en moet duidelijk worden gemaakt dat de keuze voor de ene of de andere optie geen negatieve gevolgen voor de sollicitant heeft. Werkgevers kunnen dus wel aan een sollicitant vragen om via video te solliciteren, maar zij mogen dat niet eisen.

Bewaartermijn

Sollicitatiegegevens (sollicitatiebrieven, cv’s, aantekeningen etc.) mogen maar kort worden bewaard. Als een sollicitant niet is aangenomen moeten de sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure worden verwijderd. Alleen als een sollicitant daarvoor toestemming geeft mogen de gegevens langer worden bewaard. Dat kan bijvoorbeeld aan de orde zijn als er op een later tijdstip mogelijk nog een vacature komt. Maar ook in dat geval mogen de gegevens niet eindeloos worden bewaard. Als uitgangspunt geldt dat de gegevens dan na een jaar worden verwijderd.

Werkgevers doen er verstandig aan een beleid te ontwikkelen, als zij dat nog niet hebben, waarin wordt uitgewerkt hoe omgegaan wordt met sollicitanten en de verkregen gegevens. Daarbij moet niet worden vergeten het beleid aan de Ondernemingsraad voor te leggen. Op grond van artikel 27 lid 1 sub e van de Wet op de ondernemingsraden heeft de ondernemer immers de instemming van de Ondernemingsraad nodig om een aanstellingsbeleid te kunnen vaststellen, wijzigen of intrekken.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Hester Tonino (tel. 023 5530 228; tonino@potjonker.nl) of een van de andere advocaten van de sectie Arbeidsrecht of het team Privacy van Pot Jonker advocaten.




Actueel / blog

Interview met Babette Blaisse over oneerlijke overheidsconcurrentie

Overheden die concurreren met marktpartijen moeten zich houden aan de gedragsregels in de Wet Markt en Overheid. Tijdens een interview licht Babette Blaisse aan de hand van een richtinggevende uitspraak van het College van Beroep voor het bedrijfsleven toe dat overheden zich tot op heden te veel vrijheid hebben gepermitteerd. Klik hier voor het interview  ❯


Wijzigingen medisch tuchtrecht per 1 april 2019

Waarschijnlijk bent u er al mee bekend dat de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG) per 1 april 2019 is gewijzigd. Omdat een aantal van die wijzigingen vrij ingrijpend zijn, zal ik de belangrijkste veranderingen voor u op een rij zetten: Verruiming van de reikwijdte van de Wet BIG Niet alleen  ❯


Contracting als nieuwe vorm van samenwerken: het ei van Columbus

De laatste jaren is er veel te doen over allerlei nieuwe samenwerkingsvormen. Iedereen kent de klassieke arbeidsovereenkomst en uitzendrelatie. De laatste jaren was de samenwerking met zzp’ers een hot topic en momenteel staat arbeid via een platform (zoals Deliveroo) veel in de belangstelling. Daarnaast wordt weleens gesproken over problemen met contracting. Maar wat is dat  ❯


Een aanvaardbaar niveau van hinder

Een open voorschrift in een milieuvergunning, dat de exploitant verplicht om hinder te beperken tot een ”aanvaardbaar niveau”, is geen vrijbrief om daarin alsnog strenge normen ter voorkoming van die hinder te lezen, zo leert een uitspraak van de Afdeling van 24 april 2019. Naleving van de vergunning moet geen moving target worden voor de  ❯


Mogelijke verruiming inzagerecht in medisch dossier door nabestaanden

Eerder informeerde ik u over een wetsvoorstel waarin het inzagerecht voor nabestaanden wettelijk wordt vastgelegd. Op 23 april 2019 heeft de Tweede Kamer met het wetsvoorstel ingestemd, maar daaraan voorafgaand zijn er nog wel enkele wijzigingen doorgevoerd. Het is dan ook tijd voor een update. Op grond van het wetsvoorstel wordt het voor nabestaanden mogelijk  ❯


Kunnen bonden buiten spel worden gezet?

Kunnen bonden buiten spel worden gezet? Enige tijd terug was groot nieuws dat supermarktketen Jumbo met de ondernemingsraad een arbeidsvoorwaardenregeling (AVR) had afgesproken. Wat minder bekend is, is dat de bonden vervolgens de gang naar de rechter gemaakt hebben en die strijd wonnen, omdat Jumbo vergeten was de CAO op te zeggen. Dat is nu  ❯


Wat is ervoor nodig om een initiatief op te laten nemen in een bestemmingsplan? Een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State

In Bedrijfsjuridische berichten 2019/6 bespreekt Rachel Hoeneveld de jurisprudentie van de Afdeling over het opnemen van nog niet gerealiseerde initiatieven in bestemmingsplannen. Het artikel treft u hieronder aan: Bb 2019-06


Update ondernemingsrecht

Pot Jonker houdt voortdurend bij met welke ontwikkelingen onze klanten rekening moeten houden. In deze nieuwsbrief gaan wij in op acht ontwikkelingen die relevant zijn op het gebied van het ondernemingsrecht. 1. Wet bescherming bedrijfsgeheimen in werking getreden Tot voor kort waren rechthebbenden die wilden optreden tegen inbreuken op hun bedrijfsgeheimen aangewezen op het algemene  ❯

Pot Jonker Advocaten
Pot Jonker Advocaten
17 april 2019

Netherlands Commercial Court (of Appeal): procederen in commerciële geschillen nu mogelijk in het Engels

Per 1 januari 2019 is het Netherlands Commercial Court (NCC) bij de rechtbank Amsterdam en het Netherlands Commercial Court of Appeal (NCCA) bij het gerechtshof van Amsterdam ingevoerd. Bij die gerechten is het mogelijk om civiele- en handelsgeschillen te voeren in de Engelse taal. Dit geldt voor de gehele procedure: van processtukken en correspondentie tot  ❯


Nieuwe boetebeleidsregels Autoriteit Persoonsgegevens

Op 14 maart 2019 zijn aangepaste boetebeleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gepubliceerd in de Staatscourant (nr. 14586). De oude boetebeleidsregels waren achterhaald sinds de inwerkingtreding van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Met de aangepaste boetebeleidsregels geeft de AP inzicht op welke wijze de hoogte van een boete wordt berekend bij schending van onder meer  ❯