Privacy bij sollicitaties

In een sollicitatieprocedure worden veel persoonsgegevens van sollicitanten verwerkt. De sollicitant verstrekt zelf informatie in zijn sollicitatiebrief of -video en cv, maar er worden vaak veel meer gegevens verwerkt. Denk daarbij aan aantekeningen die worden gemaakt tijdens of na een sollicitatiegesprek of aan screening van sollicitanten.

Ook wordt vaak via google en social media informatie over een sollicitant verkregen. Omdat dergelijke onderzoeken zeer ingrijpend kunnen zijn voor de privacy van de sollicitant, gelden strenge voorwaarden. Mijn collega Véza Vos schreef al eerder een blog over de voorwaarden die gelden voor het googelen van sollicitanten (link).

In deze blog sta ik stil bij twee andere privacy aspecten in de sollicitatieprocedure: solliciteren per video en bewaartermijnen.

Videosolliciteren

Steeds meer werkgevers vragen een sollicitant per video te solliciteren in plaats van per brief. Er zijn apps ontwikkeld die kunnen worden gebruikt, maar soms gebeurt zo’n sollicitatie ook via Skype. Door de beelden krijgen werkgevers vaak al een goede indruk van de sollicitant, misschien eerder dan via een sollicitatiebrief. Een werkgever moet hier wel mee uitkijken. Bij videosolliciteren kunnen zogeheten bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, zoals informatie over ras, gezondheid en godsdienst. Als een sollicitant vanwege zijn geloof bepaalde kleding draagt, kan uit de beelden op de video worden afgeleid welk geloof hij heeft. Op de beelden kan ook te zien zijn of een sollicitant een zichtbare handicap heeft. Dergelijke bijzondere persoonsgegevens mogen tijdens de sollicitatie alleen worden verwerkt als de sollicitant daarvoor toestemming heeft verleend. Om te voorkomen dat een werknemer zich gedwongen voelt om toestemming te verlenen, moet hem de mogelijkheid worden geboden om ook op een andere manier te solliciteren, bijvoorbeeld per brief, en moet duidelijk worden gemaakt dat de keuze voor de ene of de andere optie geen negatieve gevolgen voor de sollicitant heeft. Werkgevers kunnen dus wel aan een sollicitant vragen om via video te solliciteren, maar zij mogen dat niet eisen.

Bewaartermijn

Sollicitatiegegevens (sollicitatiebrieven, cv’s, aantekeningen etc.) mogen maar kort worden bewaard. Als een sollicitant niet is aangenomen moeten de sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure worden verwijderd. Alleen als een sollicitant daarvoor toestemming geeft mogen de gegevens langer worden bewaard. Dat kan bijvoorbeeld aan de orde zijn als er op een later tijdstip mogelijk nog een vacature komt. Maar ook in dat geval mogen de gegevens niet eindeloos worden bewaard. Als uitgangspunt geldt dat de gegevens dan na een jaar worden verwijderd.

Werkgevers doen er verstandig aan een beleid te ontwikkelen, als zij dat nog niet hebben, waarin wordt uitgewerkt hoe omgegaan wordt met sollicitanten en de verkregen gegevens. Daarbij moet niet worden vergeten het beleid aan de Ondernemingsraad voor te leggen. Op grond van artikel 27 lid 1 sub e van de Wet op de ondernemingsraden heeft de ondernemer immers de instemming van de Ondernemingsraad nodig om een aanstellingsbeleid te kunnen vaststellen, wijzigen of intrekken.